HR, რომელიც თავად მუშაობს და თქვენს გუნდს არ ღლის

Zoho People, თანხვედრით საუდის შრომის კანონთან

HR-გუნდები ძალიან ბევრ დროს ხარჯავენ ქაღალდბაზობაზე, რომელიც პროგრამამ უნდა მართოს — შვებულების ფორმების დევნა, ცხრილების განახლება და ყოველ კვირას ერთი და იმავე კითხვებზე პასუხის გაცემა. Zoho People-ს ამ სამუშაოს უმეტესობის შთანთქმა შეუძლია, მაგრამ მხოლოდ მაშინ, როცა მისი შვებულების ტიპები, დამტკიცების ნაკადები და პოლიტიკები მორგებულია იმაზე, თუ როგორ მუშაობს თქვენი ორგანიზაცია და რას მოითხოვს საუდის შრომის კანონი. ზოგადი ინსტალაცია ხელით სამუშაოს ადგილზე ტოვებს და სწორედ აქ ეჩხირება გუნდების უმეტესობა: პროგრამა იყიდება, ზერელედ ირთვება და შემდეგ ჩუმად მიტოვებულია, რადგან ის ვერასოდეს ასახავდა კომპანიის რეალურ მუშაობას.

Techies, Zoho-ს ავტორიზებული პარტნიორი, ნერგავს Zoho People-ს სუფთა თანამშრომელთა ბაზით, როლზე დაფუძნებული წვდომითა და თვითმომსახურებით, რომ პერსონალმა შვებულება მოითხოვოს და საკუთარი მონაცემები განაახლოს. ჩვენ ვაკონფიგურირებთ შვებულების პოლიტიკებსა და დამტკიცების სამუშაო პროცესებს საუდის შრომის კანონთან თანხვედრით, ვაყენებთ ადაპტაციასა და დასწრებას და ვუკავშირებთ Zoho People-ს თქვენი Zoho-ს დანარჩენ სტეკს. თქვენი HR-გუნდი იღებს ერთიან, ზუსტ ჩანაწერთა სისტემას და ბევრად ნაკლებ განმეორებად ამოცანას, ხოლო თანამშრომლები პასუხებს ადამიანის ლოდინის გარეშე იღებენ. შედეგად HR-ფუნქცია დროს ხარჯავს ადამიანებზე და არა ქაღალდბაზობაზე.

რატომ აქვს კონფიგურაციას პროგრამაზე მეტი მნიშვნელობა

Zoho People შესაძლებლობებით მდიდარი პლატფორმაა, მაგრამ ღირებულება თითქმის მთლიანად იმაში მდგომარეობს, თუ როგორაა ის დაყენებული. ერთი და იგივე მოდული შეიძლება გუნდს ყოველ კვირას საათებს უზოგავდეს ან ძველ ცხრილებზე ადმინისტრირების მეორე ფენას აშენებდეს — სხვაობა კი კონფიგურაციაშია. შვებულების დაგროვების წესები, საცდელი პერიოდები, ოფიციალური დასვენების დღეების კალენდრები, შაბათ-კვირის განსაზღვრებები, დამტკიცების იერარქიები და შეტყობინებების დრო — ყველაფერმა თქვენი რეალური პოლიტიკა უნდა ასახოს და არა სხვა ბაზრისთვის დაწერილი ზოგადი ნაგულისხმევი პარამეტრები. როცა ეს დეტალები სწორია, მენეჯერები მოთხოვნებს ერთი შეხებით ამტკიცებენ და თანამშრომლები აღარ წერენ HR-ს, რომ იკითხონ რამდენი დღე დარჩათ.

ჩვენი მიდგომა იწყება იმის რუკაზე გადატანით, თუ როგორ მუშაობს დღეს თქვენი ორგანიზაცია: ვინ რას ამტკიცებს, შვებულების რომელ ტიპებს იყენებთ რეალურად, როგორ აღირიცხება დასწრება და სად ინახება ამჟამად მონაცემები. შემდეგ ამას Zoho People-ის სტრუქტურებად ვთარგმნით — განყოფილებები, თანამდებობები, ცვლები და პოლიტიკები — და ვამოწმებთ საუდის შრომის კანონისა და თქვენი შიდა სახელმძღვანელოს მიხედვით. სისტემას ეტაპობრივად ვაშენებთ, ვამოწმებთ რეალური სცენარებით, როგორიცაა თვის შუაში შემოსული თანამშრომელი, გადატანილი ნაშთი ან აუნაზღაურებელი შვებულების მოთხოვნა, და მხოლოდ ამის შემდეგ ვუშვებთ მას ექსპლუატაციაში. პირველივე ჯერზე სწორად კონფიგურირება გვაშორებს ბევრად უფრო ძვირ სამუშაოს — ნაჩქარევი დაყენების მოგვიანებით გასწორებას, როცა უკვე დაგროვდა თვეების ცუდი მონაცემები და ხალხმა სისტემისადმი ნდობა დაკარგა.

ასევე ღირს ადაპტაციაზე ფიქრი პირველივე დღიდან. იდეალურად კონფიგურირებული სისტემა, რომელიც თანამშრომლებს დამაბნეველად ეჩვენებათ, ჩუმად დაუბრუნდება ცხრილებსა და ელფოსტას, ამიტომ თვითმომსახურების გამოცდილებას მარტივად ვინარჩუნებთ, ვაწერთ ხალხისთვის გასაგებ ენაზე და ვაკეთებთ, რომ ხშირი მოქმედებები — შვებულების დაჯავშნა, ნაშთის შემოწმება, მოთხოვნის დადასტურება — წუთების ნაცვლად წამებში სრულდებოდეს. ჩვენ ვადოკუმენტირებთ აშენებულ პოლიტიკებს, რომ HR არასოდეს იყოს დამოკიდებული მეხსიერებაზე ან ჩვენზე, და გადავცემთ სისტემას, რომელსაც გუნდი ნამდვილად ფლობს. კარგი კონფიგურაცია და კარგი ადაპტაცია ერთი სამუშაოს ორი ნახევარია და ჩვენ სწორედ ასე ვუდგებით მათ.

მიმოფანტული ჩანაწერებიდან ერთ ჭეშმარიტების წყაროდ

არაორგანიზებული HR-ის ფარული ფასი იშვიათად ერთი დიდი წარუმატებლობაა — ეს არის მცირე შეცდომების მუდმივი წვეთვა. შვებულების ნაშთი, რომელსაც ვერავინ ადასტურებს; კონტრაქტის განახლება, რომელიც ვადას სცდება; თანამშრომლის დოკუმენტი, რომელიც სამ ოდნავ განსხვავებულ ვერსიაში არსებობს; ახალი თანამშრომელი, რომელსაც წვდომა არასოდეს დაუყენდა. თითოეული ცალკე უმნიშვნელოა, მაგრამ ერთად ისინი ანგრევენ მონაცემთა ნდობას და აიძულებენ HR-ს ყველაფერი ხელით გადაამოწმოს. სწორად კონფიგურირებული Zoho People ამ წვეთვას ერთი ჭეშმარიტების წყაროთი ცვლის: ერთი ჩანაწერი თითო თანამშრომელზე, ერთი ნაშთი თითო შვებულების ტიპზე, ერთი ადგილი, სადაც დოკუმენტები და ისტორია ცხოვრობს.

ამის მიღწევა ნაკლებად ფუნქციებზეა და მეტად დაყენების დისციპლინაზე. ჩვენ ვასტანდარტებთ თუ როგორ აღირიცხებიან თანამშრომლები, თითოეულ შვებულებისა და დასწრების პოლიტიკას ერთხელ განვსაზღვრავთ, რომ ის თანმიმდევრულად მოქმედებდეს, და დამტკიცების წესებს სისტემაში წერილობით ვაფიქსირებთ და არა ხალხის ჩვევებში. ვაყენებთ შენახვისა და შეხსენების წესებს, რომ განახლებები და ვადის გასვლები პრობლემად ქცევამდე იჩენდნენ თავს, და ვიყენებთ როლზე დაფუძნებულ წვდომას, რომ სწორმა ადამიანებმა სწორი მონაცემები დაინახონ და მეტი არა. როცა საფუძველი სუფთაა, ყველაფერი, რაც მასზე შენდება — ანგარიშები, ხელფასების ინტეგრაცია, თვითმომსახურება — საიმედო ხდება და არა ისეთი, რასაც HR ხელით უნდა უვლიდეს. სწორედ ეს საიმედოობა აძლევს HR-გუნდს საშუალებას ბოლოს და ბოლოს გადადგეს უკან მუდმივი ხანძრის ჩაქრობიდან და ენერგია იმ სამუშაოს დაუთმოს, რომელსაც ნამდვილად ადამიანი სჭირდება.